El seguimiento del Plan Operativo Institucional – POI, se desarrolla en el marco del ciclo de planeamiento estratégico para la mejora continua y consiste en la recopilación sistemática de información sobre metas para conocer el avance de cumplimiento de las AO e inversiones. El seguimiento permite la identificación de alertas tempranas con base en desviaciones respecto a lo programado, que conlleven a una evaluación de las medidas correctivas necesarias para mejorar la gestión.
Para el seguimiento de los planes, la entidad registra información de las Actividades Operativas e Inversiones mensualmente en el aplicativo CEPLAN V.01 con base en sus respectivos registros administrativos.
En el presente artículo, presentaremos los pasos a seguir para registrar el seguimiento y la reprogramación de las metas físicas y financieras de cada actividad operativa programada en el centro de costo, a continuación, paso a explicar ello.
Tabla de Contenidos
Ingresar al aplicativo CEPLAN V.01
1.- Ingresar al aplicativo CEPLAN V.01 con usuario operador y año 2020.
Conociendo el entorno de trabajo para el registro de seguimiento del POI.
Al ingresar al aplicativo CEPLAN V.01 en el año 2020 con el Usuario Operador de algún Centro de Costo, por defecto nos mostrará la venta de seguimiento.
Para volver desde cualquier otra ventana a la ventana inicial de seguimiento POI, realizamos lo siguiente:
Registrando el seguimiento de metas físicas y financieras de actividades operativas
En la misma ventana anterior, ingresamos al formulario de seguimiento de la actividad operativa, para ello, hacemos clic en su respectivo link (Seleccionar) de la columna Seguimiento.
Registramos el seguimiento a la meta física y financiera de manera mensual, para ello primeramente, verificamos el nombre de la actividad operativa, la unidad de medida, la programación inicial de meta física y financiera, la reprogramación de meta física y financiera. En seguida, insertamos lo ejecutado de la meta física y financiera por cada mes, asimismo, en el campo MOTIVO, ingresaremos el logro más importante de la ejecución de esa actividad en el respectivo mes. Finalmente grabamos toda la información y enviamos a aprobar.
Cabe mencionar que, para la ejecución financiera, se suman todos los gastos ejecutados por toda fuente de financiamiento y genérica de gasto, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Visualizar devengado SIAF. En el mismo formulario anterior, el aplicativo CEPLAN V.01 nos permite visualizar la ejecución financiera actualizada del SIAF en la fase devengado, esto de acuerdo a la estructura funcional programática del registro POI al que pertenece dicha actividad operativa, para ello, realizamos los siguientes pasos:
Cabe mencionar que, una vez enviado a aprobar el seguimiento registrado al usuario supervisor, la actividad operativa en cuestión desaparece hasta que es aprobado o rechazado por el usuario supervisor.
Re-programando la Actividad Operativa
En la ventana inicial, luego de haber ingresado con usuario operador al aplicativo CEPLAN V.01, hacemos clic en el link (Seleccionar) de la columna re-programación.
Estando ya en el formulario, registramos la re-programación de la meta física y financiera de manera mensual. Para ello, primeramente, verificamos el nombre de la actividad operativa, la unidad de medida, la fuente de financiamiento, la genérica de gasto, la programación inicial de meta física y financiera. En seguida, insertamos nuestra re-programación de la meta física y financiera de manera mensual, asimismo, en el campo MOTIVO, ingresaremos el motivo por el cual se está realizando dicha re-programación. Finalmente grabamos toda la información y enviamos a aprobar.
Cabe mencionar que, si dejamos en blanco los campos mensuales en la re-programación de la meta física y financiera, el aplicativo asumirá la cantidad o el monto inicialmente programado en el mes, por ende, si no queremos re-programar ninguna meta física y financiera en un mes determinado, lo dejamos en cero (0).
A continuación, describiremos la funcionalidad de los botones de la parte superior de la ventana anterior.
Agregar Programación
Este botón, nos permite agregar fuentes de financiamiento y genéricas de gasto a la actividad operativa.
Actualizar Re-programación
Este botón, nos permite modificar la fuente, genérica de gasto de la actividad operativa.
Es importante mencionar que, cada re-programación debe enviarse a aprobar al usuario supervisor. Al realizar esta acción, la actividad operativa re-programada desaparece de la bandeja de actividades operativas en el usuario operador. Una vez que dicha re-programación es aprobado o rechazado por el usuario supervisor, visualizaremos nuevamente la actividad operativa en la bandeja del usuario operador y podemos continuar con el registro de seguimiento a la meta física y financiera.
Insertar nueva Actividad Operativa
El aplicativo CEPLAN v.01, nos permite incorporar actividades operativas de dos formas:
Opción 1. Antes de crear la actividad operativa, debemos crear un nuevo registro POI, quiere decir que, seleccionaremos otros datos para la acción estratégica o estructura funcional programática. Esto lo conseguimos de manera rápida haciendo clic en el botón Nuevo POI de la ventana inicial de seguimiento.
Ingresamos al registro de nuevo POI desde la ventana de seguimiento.
Seleccionamos acción estratégica y estructura funcional programática.
Ingresar a ícono de Actividad Operativo.
Hacemos clic en botón Nuevo
Registrar datos de la actividad Operativa
Opción 2.- Ingresando a un registro POI Existente y desde allí creamos una nueva actividad operativa.
Ingresamos al menú: Registro POI /Actualizar
Ingresar al detalle del registro POI.
Ingresamos al ícono de Actividades Operativas
Hacemos clic en ícono de Nueva Actividad Operativa e ingresamos todos los datos referentes a dicha actividad.
Finalmente, registramos todos los datos de la actividad operativa.
Inactivar Actividades Operativas
El aplicativo CEPLAN V.01, por ahora no proporciona una opción para inactivar las actividades operativas, sin embargo, esto lo podemos hacer desde la ventana de seguimiento en la opción re-programar, aquí pondremos en cero (0) las metas físicas y financiera en todos los meses y en el campo motivo describiremos los motivos por el cual no se ejecutará dicha actividad operativa.
Ingresamos a Seleccionar re-programación de la actividad operativa
Re-programaos en cero la meta física y financiera.
Reportes de Seguimiento del POI 2020
El aplicativo CEPLAN V.01, nos permite visualizar de múltiples formas la información registrada sobre el seguimiento a las actividades operativas del POI. En este artículo, veremos la manera de generar el reporte de Seguimiento POI Mensual – TIPO II, los otros reportes se generan de manera similar.
Ingresar al menú: Reporte POI / POI Seguimiento / Seguimiento POI / Seguimiento POI Mensual – TIPO II
Analizar información del seguimiento del POI registrado
